Nośniki danych w dobie obecnej globalizacji pełnią istotną rolę w działalności organizacji. Coraz większa ilość danych jest bowiem gromadzona i przechowywana w formie elektronicznej. Elektroniczne nośniki danych — czy trzeba je niszczyć?
Elektroniczne nośniki danych a RODO
Aktualnie dokumentacja w formie papierowej zastępowana jest coraz częściej elektronicznymi nośnikami danych. Jest to wynikiem szybko rozwijających się nowoczesnych technologii, a także troską o środowisko naturalne. Elektroniczne nośniki danych w dużym stopniu usprawniają działalność firm i instytucji, nie tylko ze względu na łatwy dostęp do danych i ich sprawne przetwarzanie, ale także ze względu na brak konieczności archiwizacji papierowej dokumentacji. Natomiast bez względu na formę zapisu danych, a więc formę papierową bądź elektroniczną wszelkie gromadzone przez firmy dane podlegają ochronie. Konieczność dbania o odpowiednie bezpieczeństwo informacji dotyczących kontrahentów i klientów firm wynika bezpośrednio z rozporządzenia RODO.
RODO w sposób ogólny określa również zasady bezpieczeństwa dotyczące niszczenia danych osobowych. Rozporządzenie jasno wskazuje, że dane osobowe muszą zostać zniszczone w sposób trwały, a więc tak, by uniemożliwić ich odtworzenie. Nie określa natomiast dokładnego sposobu, w jaki należy je zniszczyć. Istotne jest, aby proces przeprowadzić w sposób skuteczny, gdyż za nieprawidłowe niszczenie danych nakładane są wysokie kary pieniężne, co może negatywnie odbić się na renomie instytucji czy przedsiębiorstwa. W przypadku usunięcia danych zapisanych w wersji elektronicznej konieczne jest zatem całkowite zniszczenie nośnika. W tym celu warto skorzystać z usług firm specjalizujących się w niszczeniu nośników danych zgodnym z przepisami prawa, z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa.
Niszczenie nośników danych
Z pewnością niszczenie dokumentacji w formie papierowej nie stanowi problemu dla większości firm i instytucji. Korzystają one bowiem ze specjalnych urządzeń — niszczarek biurowych. W niszczarkach utylizowane są dokumenty przedawnione, nadliczbowe kopie lub niepełne wydruki zawierające dane wrażliwe.
Jak natomiast przebiega proces niszczenia danych w formie elektronicznej? W myśl aktualnie obowiązujących przepisów zniszczeniu podlegają nośniki danych zawierające wszelkie dane poufne, co do których ustał interes prawny administratora tych danych. Wśród takich nośników należy wyróżnić dyski twarde, dyski USB, karty pamięci, jak również płyty CD/DVD. Wśród nośników cyfrowych, które podlegają utylizacji, należy wyróżnić także nośniki magnetyczne, a więc dyskietki, identyfikatory bądź kasety z taśmami magnetycznymi. Są to również dyski twarde HDD i wszelkiego typu nośniki elektroniczne takie jak karty pamięci, karty chipowe, dyski SSD oraz mobilne urządzenia telekomunikacyjne.
Usługi niszczenia nośników danych
Firmy posiadające dane osobowe przechowywane zarówno w formie papierowej, jak również elektronicznej mogą we własnym zakresie dokonać ich zniszczenia. Istnieje również możliwość skorzystania z usług wyspecjalizowanych firm działających w tym zakresie. Stanowi to doskonałe rozwiązanie w przypadku chęci zniszczenia elektronicznych nośników danych. W tym celu należy zawrzeć stosowną umowę z podmiotem, który zobowiąże się do utylizacji dysków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dbając o najwyższy standard i bezpieczeństwo realizowanej usługi. Potwierdzeniem wykonania zlecenia jest przekazanie klientowi stosownego protokołu potwierdzającego zniszczenie przekazanych danych w sposób trwały. Korzystając z tego typu usług otrzymujemy gwarancję staranności i bezpieczeństwa. Co więcej, w ofertach firm znajdziemy szeroki zakres rozwiązań, co pozwoli na ich dopasowanie do naszych potrzeb.
